Qu'est-ce que la domiciliation commerciale ?

Juridiquement, les termes de domiciliation et de domiciliation commerciale ont une signification différente bien qu’ils peuvent paraître connexes.

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La domiciliation ou choix du siège social d’une entreprise fait partie des premières étapes obligatoires de la création d’une société. Le siège social d’une entreprise est l'adresse administrative et fiscale, lieu de son principal établissement.

L’immatriculation au RCS ou au répertoire des métiers impose à une entreprise d’avoir une domiciliation qui constituera son siège social. Ce siège social doit pouvoir être justifié, peu importe qu’il soit celui du domicile personnel du dirigeant, du lieu de location de bureaux, ou encore celui issue d’un contrat de domiciliation auprès d’une entreprise de domiciliation. Cette adresse professionnelle est celle qui apparaît dans les documents commerciaux et juridiques (Statuts, K-bis, devis, factures, …), elle détermine la compétence du CFE (Centre de Formalité des Entreprises) auprès duquel opérer les formalités, la nationalité de l’entreprise, la loi qui lui est applicable ou encore le tribunal compétent en cas de litige.

La domiciliation commerciale est le fait, pour une société, d’être domiciliée par une entreprise de domiciliation qui a reçu un agrément à cet effet et au sein de laquelle il est permis, par un contrat de domiciliation, d’y établir son siège social. Recourir aux services d'une société de domiciliation présente des avantages majeurs. Et si l’intérêt est avant tout économique, il peut être aussi pratique. Une société de domiciliation peut proposer des prestations annexes à l’entreprise dans le but de lui faire du gagner du temps ou d’optimiser ses charges.

 

Le choix d’une société commerciale

Opter pour une domiciliation commerciale peut être stratégique pour plusieurs raisons : pour l’image qu’elle renvoie, pour faciliter les formalités administratives, pour rassurer les organismes financiers ou encore pour en déléguer une partie de sa gestion administrative. Le principe de la domiciliation commerciale est régi par le décret n° 85-1280 du 5 décembre 1985. Une société de domiciliation est une société qui va offrir à une autre société la possibilité de se domicilier à une adresse afin d’y établir son siège social tout en lui proposant des prestations annexes telles que la réception du courrier, la mise à disposition de matériel ou de salles de réunion, l’accueil physique ou téléphonique des clients, l’archivage de documents ou encore la possibilité de louer un bureau pour une occasion particulière. Avant de choisir son entreprise de domiciliation, il est conseillé de choisir une société qui porte le label de qualité du SYNAPHE (Syndicat National des Professionnels de l'Hébergement d'Entreprise) car ces sociétés ont signé un engagement lié à une charte de qualité mais toute autre entreprise pourrait parfaitement offrir les mêmes services à condition qu’elle soit titulaire d’un agrément préfectoral.

Les avantages d’une société de domiciliation

La création d’une entreprise étant coûteuse, la domiciliation permet de disposer d’un siège social et éventuellement de services sur mesure. De même, selon les services mis à la disposition du domicilié, la domiciliation peut lui permettre de réduire ses charges (électricité, internet, location des locaux, location ou achat du mobilier, …). Par ailleurs, la domiciliation commerciale est l'option la plus flexible puisqu’elle permet de domicilier son entreprise sans s’engager sur un bail commercial dont la durée est bien plus contraignante, la durée minimale pour un contrat de domiciliation étant de 3 mois.

A quel moment établir un contrat de domiciliation commerciale ?

Ce contrat peut être établi pour la création d’une société mais il peut aussi être conclu au cours de la vie d’une société existante qui souhaiterait transférer son siège social et bénéficier des services d’une société de domiciliation. En effet, plusieurs raisons peuvent amener une entreprise ou une association à transférer son siège social, cette décision doit faire l’objet d’une décision en assemblée générale et d’une modification des statuts. Si le siège social est transféré au sein d’une entreprise de domiciliation, les formalités auprès du CFE compétent devront être opérées et le contrat de domiciliation communiqué.

A qui s'adresse la domiciliation commerciale ?

Toute entreprise est libre de choisir son siège social, toutefois, seules les personnes morales ont droit à une domiciliation commerciale. En effet, depuis l’entrée en vigueur de la loi Dutreil du 1er août 2003, les entreprises individuelles n’ont plus le droit d’avoir recours à une société de domiciliation commerciale. Les autres formes de sociétés telles que les SAS, SA, EURL, SARL ou SNC peuvent établir leur siège social dans une société de domiciliation commerciale.

Les obligations entre les parties

Il est impératif d’établir un contrat entre les deux parties afin d’encadrer les modalités de la domiciliation. La durée minimale de ce contrat est de trois mois avec tacite reconduction sauf préavis de résiliation et selon les dispositions contractuelles. L’élément de base de ce contrat de domiciliation est la mention de l’établissement du siège social, soit l’adresse octroyée par la société de domiciliation. Dans l’hypothèse où le domiciliataire ne serait pas propriétaire des locaux, il devra impérativement obtenir un accord écrit du bailleur. En outre, le contrat doit impérativement faire mention du numéro d’agrément préfectoral reçu par la société de domiciliation.

Le domiciliataire doit être immatriculé au RCS, il doit être en possession pour chaque domicilié d’un dossier contenant un certain nombre de pièces justificatives telles que les informations de domiciliation et coordonnées téléphoniques du domicilié, les lieux d’activités des entreprises domiciliées et le lieu de conservation des documents comptables s’ils ne sont pas conservés au sein de l’entreprise domiciliataire. L’entreprise doit en outre informer le greffe du tribunal de commerce de son ressort de l’expiration ou de la résiliation du contrat de domiciliation. Il doit également informer le greffe si le domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier depuis plus de 3 mois. Enfin la société de domiciliation doit fournir au centre des impôts et organismes de recouvrement de la sécurité sociale chaque trimestre une liste des personnes domiciliées dans ses locaux.

Quant aux obligations du domicilié, il doit présenter le contrat de domiciliation au greffe lors de sa demande d’immatriculation ou de son transfert de siège social. Il doit également utiliser effectivement les locaux, soit comme siège de l'entreprise, soit si le siège est situé à l'étranger comme agence ou succursale. Il doit enfin informer le domiciliataire de tout changement d’activité, de domicile personnel, de forme juridique, de dénomination ou objet social.